Software für Reisebüros: Midoffice, IBE, CRS und GDS im Überblick

Die kurze Antwort

Ein Reisebüro arbeitet typischerweise mit vier Software-Ebenen: einem Reservierungssystem wie TOMA für Buchungen bei Veranstaltern, einem GDS wie Amadeus als Datenquelle für Flüge und Hotels, einem Midoffice wie Bewotec myJack für Vorgänge, Kunden und Provisionen und einer IBE für Buchungen auf der eigenen Website. Dazu kommen Website, Newsletter und die Schnittstelle zur Buchhaltung. Vieles davon stellt die Kooperation im Paket bereit.

Die Software-Ebenen im Überblick

Reservierungssystem (CRS)

Das Arbeitswerkzeug am Beratungsplatz. Der bekannteste Name ist TOMA, kurz für Touristische Marketing Anwendung: ein Reservierungssystem, das über Jahrzehnte in Reisebüros gewachsen ist und heute vor allem als Anwendung im Amadeus-Terminal weiterlebt. Erfahrene Mitarbeiter buchen damit Pauschalreisen sehr schnell über Kurzbefehle. Für Endkunden ist so ein System nicht gedacht, und auf der Website taucht es nicht auf.

GDS: die Datenquelle

Ein Global Distribution System wie Amadeus, Sabre oder Travelport ist die Infrastruktur, über die Fluggesellschaften, Hotels und Mietwagenfirmen ihre Verfügbarkeiten und Preise verteilen. Ein GDS hat keine Oberfläche für Endkunden, es ist die Datenschicht, auf die andere Systeme zugreifen.

Midoffice: die Verwaltung

Das Midoffice verwaltet Vorgänge, Kundendaten, die Provisionsabrechnung und die Schnittstelle zur Buchhaltung. Beispiele sind Bewotec myJack, Midoco, Bosys und Schmetterling NEO. Welches System passt, hängt oft an der Kooperation und an den Veranstaltern, mit denen du hauptsächlich arbeitest. Wie die Bewotec-Welt aufgebaut ist, erklärt unser Überblick über die Bewotec-Produkte.

IBE: die Buchung auf deiner Website

Die Internet Booking Engine ist die Buchungsmaschine auf der Website: Suchmaske, Ergebnisliste und die Strecke bis zur abgeschlossenen Buchung. Verbreitet sind unter anderem Traffics, BewoOnline von Bewotec, die Amadeus Leisure IBE und der Peakwork Player Hub. Was eine IBE genau tut, steht in Was ist eine IBE?, einen Vergleich der großen Anbieter findest du im IBE-Vergleich.

Kundenportal und After-Sales

Nach der Buchung wollen Kunden Unterlagen, Reisedaten und Änderungen an einem Ort sehen. Dafür gibt es eigene Lösungen wie Paxconnect mit paxlounge, die sich mit einer IBE für die Angebotswelt kombinieren lassen.

Website, Newsletter und Terminbuchung

Die Website ist der Ort, an dem Kunden dich finden, beraten werden wollen oder direkt buchen. Dazu kommen ein Newsletter-Tool wie Brevo, Mailchimp oder CleverReach und ein Buchungskalender für Beratungstermine, etwa Cal.com. Diese Werkzeuge sind unabhängig von Midoffice und IBE, sollten aber sauber mit ihnen zusammenspielen.

Was die Kooperation mitbringt

Wer einer Kooperation wie Schmetterling, RTK, DERPART, Alpha oder TUI Travel Star angehört, bekommt neben Agenturnummern und Einkaufskonditionen meist auch IBE und Midoffice im Paket. Das senkt die Einstiegshürde deutlich. Prüfe vor der Unterschrift zwei Punkte, die später teuer werden können: Wie lange ist die Kündigungsfrist, und wem gehören die Kundendaten im Midoffice, wenn du aussteigst?

So spielen die Systeme zusammen

1. Ein Kunde sucht auf deiner Website und bucht über die IBE eine Pauschalreise.
2. Die Buchung geht an den Veranstalter, die Verfügbarkeiten kommen aus dessen System oder über ein GDS.
3. Die IBE übergibt den Vorgang ans Midoffice, im besten Fall automatisch, damit niemand doppelt erfassen muss.
4. Das Midoffice rechnet die Provision ab und übergibt die Daten an die Buchhaltung.
5. Im Büro berätst und buchst du parallel über das Reservierungssystem, die Vorgänge landen im selben Midoffice.

Die kritische Stelle ist fast immer der Übergang von der IBE ins Midoffice. Wie das bei Bewotec technisch läuft, beschreibt unser Beitrag zur Bewotec-myJack-Schnittstelle.

Worauf du bei der Auswahl achten solltest

• Schnittstellen: Übergibt die IBE Buchungen automatisch an dein Midoffice? Gibt es eine Schnittstelle zur Buchhaltung?
• Datenhoheit: Kannst du Kundendaten und Vorgänge vollständig exportieren, auch nach einem Wechsel?
• Vertrag: Laufzeit, Kündigungsfrist und ob die Software an die Kooperation gebunden ist.
• Kostenmodell: monatliche Grundgebühr, Gebühren pro Buchung oder im Kooperationspaket enthalten.
• Datenschutz: Auftragsverarbeitungsvertrag und Serverstandort, wenn Kundendaten beim Anbieter liegen.
• Alltag: Schulung, Support und ob dein Team mit der Oberfläche schnell arbeiten kann.

Was kostet Software für Reisebüros?

Konkrete Preise hängen stark von Anbieter und Kooperation ab. Als Orientierung:

• IBE-Lizenz: von 0 €, wenn sie in der Kooperation enthalten ist, über monatliche Grundgebühren von 50 bis 300 € bis zu volumenabhängigen Buchungsgebühren.
• Schnittstellen: Für API-Freischaltungen bei Bewotec fällt oft eine Pauschale von typisch 20 bis 80 € im Monat an, je nach Schnittstelle.
• Midoffice und Reservierungssystem: Preise nennen die Anbieter meist nur auf Anfrage, häufig laufen sie über die Kooperation.
• Website mit IBE: bei uns ab 1.490 € Setup plus 199 €/Monat inklusive Hosting und Betreuung. Die reine Integration einer bestehenden IBE in eine bestehende Website startet ab ca. 1.500 € einmalig.

Kostenlose Software für Reisebüros?

Für den professionellen Betrieb gibt es kaum echte Gratis-Lösungen. Was kostenlos wirkt, steckt meist im Paket einer Kooperation: IBE und Midoffice gegen die monatliche Kooperationsgebühr. Das kann eine gute Lösung sein, solange Vertrag und Datenhoheit stimmen.

Unser Rat

Entscheide zuerst über die Kooperation, denn sie bestimmt oft Midoffice und IBE. Achte dann auf saubere Schnittstellen zwischen IBE und Midoffice und halte die Website unabhängig: Bei einer individuellen Website tauschst du bei einem Systemwechsel nur die Einbindung der IBE aus, Domain, Inhalte und Rankings bleiben. Wie wir die Einbindung umsetzen, steht auf der Seite IBE-Integration, unsere Pakete für Reisebüro-Websites findest du hier. Im 15 Minuten Erstgespräch klären wir, welche Kombination zu deinem Büro passt.